Электронное хранение документов

Применение электронных форматов актуально для организаций со значительным документооборотом. Правила организации бумажных и электронных архивов аналогичны. Но во втором варианте необходимо учитывать несколько важных моментов, связанных с технической стороной вопроса.

Где и как хранить документы в электронном виде

Хранение документов в электронном формате требует наличие развитой технической инфраструктуры, её последующее правильное обслуживание.

Существует следующие виды электронных архивов:

  1. Локальный архив. При больших объёмах возникают сложности при поиске конкретного документа, не обеспечивает должную безопасность электронному архиву.
  2. Специальный электронный архив, созданный на базе специализированных систем (СЭД, ЕСМ), позволяет решить всевозможные проблемы при создании архива.

Бумажный документ конвертируют в PDF/A-1, приемлемые носители:

  • оптические;
  • полупроводниковые;
  • магнитные диски.

Трудная задача – обеспечить читаемость информации, отправленной на долгосрочное хранение в течение всего срока. Носители устаревают, изнашиваются или теряют записанные данные.

Организация электронного хранения документов

Дополнительно к основной законодательно-правовой базе, используют:

  • ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
  • «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», изданных Росархивом в 2013г.

Организация электронного хранения включает этапы:

  1. Изучение состояния документов, их количество, взаимосвязь. Определение структурных подразделений, пользующихся архивом, уровень знаний сотрудников. Интеграция ПО с другими системами.
  2. Установка и наладка системы (для этого в наличии необходимо иметь промышленные сканеры, серверы и другое высокотехнологичное оборудование).
  3. Создание системы:
    • сканирование бумажных носителей с проверкой качества цифрового изображения;
    • ввод данных;

Организовать электронное хранение документов без специальных знаний достаточно сложно, поэтому целесообразно воспользоваться услугами ГК «ТЭЛОС АРХИВ», выполняющей данные работы на высоком уровне.

Что мы предлагаем

Клиентам, выбравшим электронный способ хранения документов и заказавшим его организацию в ГК «ТЭЛОС АРХИВ», предлагается:

  • сканирование бумаг разных форматов, в том числе ветхих, с высоким качеством и с сохранением всех цветов;
  • присвоение индексов электронным форматам, введение данных, создание удобной поисковой системы, позволяющей быстро находить нужный файл;
  • разработка ПО, совместимого с СУБД, СЭД, ECM, ERP системами, облачными решениями.

Собственные разработки «TELOS – DIGITAL», позволяют наладить взаимосвязанную работу бумажных и электронных архивов.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

После подписания договора на электронное хранение с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» у клиента отпадает необходимость приобретать дорогостоящее оборудование, содержать помещения для электронных носителей, тратить средства на реставрацию ветхих документов и оплачивать дополнительное обучение сотрудников.

Со своей стороны, ГК «ТЭЛОС АРХИВ» дает гарантию, что грамотные специалисты выполнят взятые обязательства в установленном порядке, за минимальные сроки.

ЗАКАЗАТЬ УСЛУГУ

НАШИ КЛИЕНТЫ

РОЛЬФ Raddison Bourjois TOSHIBA LOREAL Федеральная сетевая компания
Плехановский Университет ФНС Вооруженные силы РФ Федеральная антимонопольная служба МВД Федеральное казначейство
Газпром Сбербанк ВТБ РЖД Роснефть Москва
Русагро АэроМар

ОТЗЫВЫ:


Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики.
Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Смотреть все

ЭТАПЫ РАБОТ:

Заявка

1

Обсуждение деталей

2

Расчет

3

Оплата

6

Выплнение работы

5

Договор

4

ЗАПРОСИТЬ СТОИМОСТЬ

Отправля данные я принимаю условия пользовательского соглашения

КОНТАКТЫ:

ТЕЛ./ФАКС: 8 (800) 500-44-84 - Звонок бесплатный
E-MAIL: info@telos-archive.ru

Центральный офис:
105062, г. Москва, Лялин переулок д.16
124460, г. Москва, г. Зеленоград, Проезд № 4801, д.7, стр.3

Регионы:
192102, г. Санкт-Петербург, ул. Салова д.35
394019, г. Воронеж, ул. 9 Января д.168
394019, г. Самара, ул. Революционная, д.70
620102, г. Екатеринбург, ул. Ясная, д.31
630007, г. Новосибирск, ул. Коммунистическая, д.35, корп.2
690012, г. Владивосток, ул. Очаковская, д.5

ДРУГИЕ УСЛУГИ:


Хранение документов

Транспортировка документов

Архивная обработка документов

Переплет и реставрация документов

Заказать обратный звонок

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения

Заказать услугу

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

E-MAIL:

ТЕКСТ СООБЩЕНИЯ:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения