Хранение бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы могут составлять 80% от общего объёма документооборота компании. Находятся под особым контролем руководителя и главного бухгалтера, для которых, в случае нарушения правил учёта и хранения бухгалтерских документов, предусмотрены административная, налоговая или уголовная ответственность.

Сроки и порядок хранения

Полный комплекс задач, возникающих в архивной работе с бухгалтерскими документами, определяется:

Федеральным законом, в том числе № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Основными правилами работы архива организации, одобренными Госархивом в 2002 г.
Налоговым кодексом РФ.
Перечнем типовых архивных документов.

Сроки хранения некоторых видов финансовых документов:

первичные учётные данные, регистры бухгалтерского учёта, финансовая отчётность – не менее пяти лет;
не первичные отчётные данные – четыре года;
зарплатные выплаты работникам и индивидуальные сведения в ПФР – 75 лет (документы, созданные до 2003 г.) и 50 лет (документы созданные после 2003 г.).

Согласно №5-ФЗ разрешается использование бумажных или электронных носителей информации. Согласно №402-ФЗ от 06.12.2011 г. документы, записанные в электронном формате, включая средства воспроизведения электронных носителей и проверки правильности цифровых подписей, запрещено уничтожать в течение пяти лет.

ЭТАПЫ РАБОТ:

Заявка

Обсуждение деталей

Расчет

Оплата

Выполнение работы

Договор

Где хранить бухгалтерские документы

В п. 3 ст.29 № 401-ФЗ определено, что экономический субъект обязан обеспечить безопасное хранение бухгалтерских документов, не допустить проведение изменений в них. В соответствии с п. 2 ст.13 №125-ФЗ, организации и индивидуальные предприниматели имеют право организовывать архивохранилища. Следует знать, что к организации архивохранилищ предъявляются жёсткие требования, вот некоторые из них:

Выделение комплекса помещений (капитальные стены, зарешеченные окна, железные двери, запасной выход в каждом), состоящего из изолированной рабочей комнаты для сотрудников, самого архивохранилища, зала для исследователей.
Обеспечение соответствующих режимов – санитарных (постоянно поддерживать в заданных пределах температуру и влажность воздуха, соблюдать нормы освещённости, контролировать содержание вредных газов в воздухе), противопожарных (все помещения должны быть полностью оборудованы средствами защиты).
Оборудование архивохранилища стеллажами, сейфами и т.д.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» избавляет организации от подобных хлопот, связанных с созданием и содержанием архивохранилищ.

Что мы предлагаем

Сотрудничать с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» удобно, ведь офисы компании расположены в разных местах РФ. Наша компания предлагает широкий спектр услуг, связанных с архивным хранением:

надёжное и безопасное хранение вашего архива;
помощь при архивировании, определении точных сроков хранения, выделении дел на уничтожение;
сканирование бумажных носителей, создание электронного архива;
переплётные работы, восстановление ветхих бумаг.

Кроме этого, ГК «ТЭЛОС АРХИВ» организует курсы с целью повышения квалификации архивных сотрудников.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Сотрудничество с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует ответственное хранение бухгалтерских документов в соответствии с утверждёнными нормативами и наработанным за несколько десятилетий опытом. При этом вы получаете:

абсолютно надёжное хранение электронных или бумажных носителей в специализированном архивохранилище;
по запросу клиента, бухгалтерские документы или копии доставят в течение 4-х часов;
более рациональное использование освободившегося помещения;
отсутствие затрат на создание индивидуального архивного помещения, и его укомплектование.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» всегда выполняет взятые на себя обязательства.

Хранение документов в роботизированных архивных хранилищах класса А++ оборудованных системами пожарной сигнализации и системами газового пожаротушения, системами, обеспечивающими поддержание нормативного температурно-влажностного режима.

Наши эксперты входят в состав российских и международных комиссий и экспертных групп по архивному делу: ARMA International, центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве, общественный совет при Росархиве, ученый совет ВНИИДАД, рабочая группа при Росархиве по разработке концепции развития архивной отрасли до 2020 года.

Опыт работы на российском рынке архивных услуг с 1997 года: проведены работы по перемещению фондов Московского городского архива, центрального архива СПБ, проекты в министерствах природных ресурсов, экономики, обороны, финансов; проект по автоматизации работы с документами ФНС, проекты с дочерними структурами «Газпром», «РЖД», «ФСК».

Наличие собственного автопарка для возможности вывоза / доставки ежедневно более 10 000 архивных коробов. Все машины оборудованы GPS навигацией.

НАШИ КЛИЕНТЫ

Все клиенты

НАШИ ПАРТНЕРЫ

ОТЗЫВЫ:

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ»

Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов по архивным услугам, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК «ТЭЛОС АРХИВ» нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики.

Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ»

Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Н.В. Мурмухамедова, главный бухгалтер АО «Европейский Медицинский центр»

Наши компании работают вместе уже на протяжении трех лет, и за все это время не было ни одного случая, который бы заставил нас усомниться в Вашем профессионализме и добропорядочности. Мы благодарим Вас за качественно оказываемые услуги, оперативное решение всех организационных вопросов, за добросовестное отношение и взаимопонимание, за хорошие рабочие контакты между нашими фирмами.

А.Х. Динмухаметова, директор по организационному развитию ГК «Корпус Групп»

За время совместного сотрудничества, ГК «ТЭЛОС» подтвердила свой высочайший профессиональный статус, активность и компетентность в выполнении поставленных задач и зарекомендовало себя стабильным и надежным партнером, обеспечивая высокую оперативность и гибкий подход к нашим потребностям. Благодарим Вас за отличную работу и выражаем готовность рекомендовать ГК «ТЭЛОС» как ответственного и надежного партнера.

Е.В. Синяткина, руководитель Управление документационного обеспечения и архивного хранения Фонда «Сколково»

«Мы любим ГК «Тэлос Архив» за профессионализм, оперативность, открытость и отзывчивость. Качество предоставляемых услуг на очень большой высоте! Надежность и ответственность специалистов, менеджеров и водителей оставляет самые лучшие впечатления! Нет никаких причин рассматривать иные варианты. Рассчитываем на дальнейшее сотрудничество с Вами».

Н. Мурашова, начальник отдела делопроизводства ООО «Группа Компаний «Русагро»

«ООО «Группа Компаний «Русагро» благодарит коллектив компании за качественное оказание услуг по хранению, упорядочению документов архивного фонда, выделение к уничтожению и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для нас очень важны такие качества специалистов ГК «Тэлос Архив», как профессионализм, оперативность, индивидуальный подход и доброжелательность. Надеемся на сохранение и развитие сложившихся деловых отношений и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество!.

Все отзывы

ВОПРОС-ОТВЕТ:

Кто может сдать вам документы на хранение?

Документы на хранение в нашу компанию могут сдать все компании и организации независимо от формы собственности, в том числе и физические лица. Основанием для начала работ служит заявка от клиента и заключение договора.

Сколько лет могут храниться у вас документы?

Обычно, наша компания принимает документы на хранение от 1 года.

Если отдать вам документы на хранение, а придет проверка, как их можно получить?

Существует 4 варианта получения документов: