Уничтожение конфиденциальных документов

Документы с истёкшим сроком хранения, потерявшие практическую значимость, необходимо утилизировать. Особое внимание уделяется уничтожению документов, содержащих конфиденциальные данные. Данный процесс должен находиться под контролем руководителя организации, и производится лицами, получившими допуск на данный вид работ.

Что такое конфиденциальные документы

Конфиденциальные документы содержат сведения, являющиеся собственностью юридического или физического лица, допуск к ним разрешается ограниченному кругу лиц. В государственных учреждениях конфиденциальной считается служебная информация с грифом ДСП (для служебного пользования). В индивидуальных структурах – информация, содержащая коммерческую тайну, сведения, раскрывающие секрет мастерства.

От степени конфиденциальности, документам присваивают следующие грифы:

  • «Конфиденциально» — не подлежит разглашению;
  • «Строго конфиденциально» — соответствует самому высокому уровню конфиденциальности.

Электронные или бумажные носители конфиденциальной информации могут иметь долговременный и кратковременный срок хранения, который не обязательно совпадает с периодом конфиденциальности. Документы долговременного периода имеют усложненный вариант обработки и хранения, кратковременного – обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме.

Зачем нужно уничтожать

Конфиденциальная информация, в отличие от обычной, подлежит обязательной защите:

  • хранится в изолированном помещении, отвечающем условиям конфиденциальности, в закрываемых и опечатываемых шкафах;
  • допуск к ней получают специально обученные работе с такими документами исполнители, что позволяет избежать утечки информации.

Утечка – это неправомерный выход конфиденциальных документов за пределы зоны защиты или установленного круга лиц, обусловленная её уязвимостью (утеря, искажение, разглашение).

Своевременное уничтожение носителей конфиденциальной информации позволяет предотвратить её утечку, неправомерные ошибки при работе с ней.

Как происходит уничтожение документов

Уничтожение конфиденциальных документов производится согласно «Основным правилам работы архивов организаций», утверждённых в 2002 г. Этапы процесса:

  • проведение экспертизы ценности, выделение дел на уничтожение с составлением акта специального образца;
  • доставка в опечатанной плотной упаковке в специализированную организацию для утилизации;
  • непосредственно сам процесс утилизации, составление подтверждающего акта.

Номера ликвидированных документов исключаются из инвентарных книг путём занесения соответствующей записи.

Что мы предлагаем

Процесс уничтожения конфиденциальной информации в ГК «ТЭЛОС АРХИВ» состоит из следующих основных этапов:

  • опытные эксперты без ошибок и в установленные сроки отберут документы к уничтожению;
  • наши специалисты упакуют их в короба, деревянные ящики, папки «Корона», опломбируют и доставят на транспорте компании до архивохранилища, где будут надёжно защищены и сохранены до момента ликвидации;
  • утилизация проводится в соответствии с графиком, в строго конфиденциальной обстановке, за 1 час измельчается до 2 тонн различных носителей.

Все перечисленные работы выполняются в условиях защиты информации от разглашения. Утилизированные носители восстановлению не подлежат.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Специалисты ГК «ТЭЛОС АРХИВ», более чем за 20 лет работы, максимально усовершенствовали процесс уничтожения документов, в том числе и конфиденциальных, поэтому гарантирует клиентам:

  • высокое качество, отсутствие даже самых незначительных ошибок, недочётов;
  • минимальные сроки исполнения;
  • возможность запечатлеть процесс утилизации на видеоплёнку.

Оптимальное соотношение цены и качества на архивные услуги, скидки при значительных объёмах – порадуют клиентов ГК «ТЭЛОС АРХИВ».

ЗАКАЗАТЬ УСЛУГУ

НАШИ КЛИЕНТЫ

РОЛЬФ Raddison Bourjois TOSHIBA LOREAL Федеральная сетевая компания
Плехановский Университет ФНС Вооруженные силы РФ Федеральная антимонопольная служба МВД Федеральное казначейство
Газпром Сбербанк ВТБ РЖД Роснефть Москва
Русагро АэроМар

ОТЗЫВЫ:


Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики.
Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Смотреть все

ЭТАПЫ РАБОТ:

Заявка

1

Обсуждение деталей

2

Расчет

3

Оплата

6

Выплнение работы

5

Договор

4

ЗАПРОСИТЬ СТОИМОСТЬ

Отправля данные я принимаю условия пользовательского соглашения

КОНТАКТЫ:

ТЕЛ./ФАКС: 8 (800) 500-44-84 - Звонок бесплатный
E-MAIL: info@telos-archive.ru

Центральный офис:
105062, г. Москва, Лялин переулок д.16
124460, г. Москва, г. Зеленоград, Проезд № 4801, д.7, стр.3

Регионы:
192102, г. Санкт-Петербург, ул. Салова д.35
394019, г. Воронеж, ул. 9 Января д.168
394019, г. Самара, ул. Революционная, д.70
620102, г. Екатеринбург, ул. Ясная, д.31
630007, г. Новосибирск, ул. Коммунистическая, д.35, корп.2
690012, г. Владивосток, ул. Очаковская, д.5

ДРУГИЕ УСЛУГИ:


Хранение документов

Транспортировка документов

Архивная обработка документов

Переплет и реставрация документов

Заказать обратный звонок

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения

Заказать услугу

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

E-MAIL:

ТЕКСТ СООБЩЕНИЯ:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения