Хранение кадровых документов

Юридическое оформление трудовых отношений между работодателем и сотрудником происходит через кадровые документы, включая обязательные (обозначены в ТК РФ) и первичные (по учёту труда и его оплаты). Закон РФ строго регламентирует работу архивов.

Сроки и правила хранения

За надёжное и безопасное хранение кадровых документов отвечают инспектор и руководитель. Согласно законам РФ, они имеют право:

1. Создать специальные архивные подразделения с оборудованными надлежащим образом помещениями.

2. Архивный фонд в установленном порядке передать в проверенные специализированные структуры.

Точные сроки хранения документов, включая кадровые, определены в ст. 22.1 №125-ФЗ (не распространяется на информацию по личному составу), Приказе Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 г, утверждённом Госархивом «Перечне типовых управленческих документов…». Приказы о приёме (переводе, увольнении) на работу, трудовые договора, личные дела, табели учёта рабочего времени, книга учёта приказов о приёме и увольнении, типовые должностных инструкций, созданные:

до 01.01.2003 г. хранятся не менее 75 лет;
после 01.01.2003 г. – 50 лет.

Срок в пять лет установлен в отношении документов:

приказов о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников;
приказов о сокращении рабочего дня, о решении трудовых споров;
договоров о полной материальной ответственности.

Списки членов руководящих и исполнительных органов, ветеранов и участников ВОВ и других военных действий, награждённых государственными наградами, оформляются на постоянное хранение.

При ликвидации экономического субъекта архивные документы передаётся правопреемнику или в госархив.

Перечисленные требования актуальны для организаций любой формы собственности, включая индивидуальную предпринимательскую деятельность.

ЭТАПЫ РАБОТ:

Заявка

Обсуждение деталей

Расчет

Оплата

Выполнение работы

Договор

Архивное хранение

Хранение документов в архивах регламентируется федеральным законом № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Основными правилами работы архива организации», утверждёнными Госархивом в 2002 г.

При организации архива для кадровых документов на своей территории, выполняется комплекс мероприятий:

Создание архивного помещения, соответствующего всем нормативным требованиям, защищающего электронные или бумажные носители от преднамеренного и непреднамеренного повреждения и изменения любым способом.
Поиск специалистов для проведения архивной обработки со знанием всех нюансов хранения кадровой документации.

Понятно, что создание и поддержание своего архива потребует постоянных финансовых вложений. Целесообразнее передать документы на хранение в частную специализированную компанию.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» более 20-ти лет успешно занимается архивной деятельностью. Многочисленные положительные отзывы от организаций-заказчиков, постоянно сотрудничающих с ГК «ТЭЛОС АРХИВ», подтверждают, что компания — лидер в данной сфере услуг.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Совместная работа с «ГК «ТЭЛОС АРХИВ» приносит множество плюсов, в числе которых:

Опытные архивисты правильно и за минимальное время проведут обработку кадровых документов в зависимости от установленных сроков хранения, при необходимости выделят сроки их уничтожения и проведут все сопутствующие этому этапу манипуляции.
Ответственное хранение кадровых дел, зафиксированных на электронных или бумажных носителях, в архивохранилищах класса А++.
За каждым клиентов закреплен индивидуальный менеджер, что значительно повышает личную ответственность и качество работы.
Работа в круглосуточном режиме, собственная служба доставки обеспечат оперативное решение поставленных задач.

Обратившись в ГК «ТЭЛОС АРХИВ», вы можете быть абсолютно уверены в безопасности вашего архива.

Хранение документов в роботизированных архивных хранилищах класса А++ оборудованных системами пожарной сигнализации и системами газового пожаротушения, системами, обеспечивающими поддержание нормативного температурно-влажностного режима.

Наши эксперты входят в состав российских и международных комиссий и экспертных групп по архивному делу: ARMA International, центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве, общественный совет при Росархиве, ученый совет ВНИИДАД, рабочая группа при Росархиве по разработке концепции развития архивной отрасли до 2020 года.

Опыт работы на российском рынке архивных услуг с 1997 года: проведены работы по перемещению фондов Московского городского архива, центрального архива СПБ, проекты в министерствах природных ресурсов, экономики, обороны, финансов; проект по автоматизации работы с документами ФНС, проекты с дочерними структурами «Газпром», «РЖД», «ФСК».

Наличие собственного автопарка для возможности вывоза / доставки ежедневно более 10 000 архивных коробов. Все машины оборудованы GPS навигацией.

НАШИ КЛИЕНТЫ

НАШИ ПАРТНЕРЫ

ОТЗЫВЫ:

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики.

Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Смотреть все

КОНТАКТЫ:

ТЕЛЕФОН/ФАКС: 8 (800) 500-44-84 - Звонок бесплатный

E-MAIL: info@telos-archive.ru

Адрес центрального офиса:

Офис продаж - г. Москва, ул. Земляной Вал, д. 68/18, стр. 5

124460, г. Москва, г. Зеленоград, Проезд № 4801, д.7, стр.3

Регионы:

192102, г. Санкт-Петербург, ул. Салова д.35

394019, г. Воронеж, ул. 9 Января д.168

394019, г. Самара, ул. Революционная, д.70

620102, г. Екатеринбург, ул. Ясная, д.31