Хранение бухгалтерских документов

Сроки хранения некоторых видов финансовых документов:

• первичные учётные данные, регистры бухгалтерского учёта, финансовая отчётность – не менее пяти лет;
• не первичные отчётные данные – четыре года;
• зарплатные выплаты работникам и индивидуальные сведения в ПФР – 75 лет (документы, созданные до 2003 г.) и 50 лет (документы созданные после 2003 г.).

Согласно №5-ФЗ разрешается использование бумажных или электронных носителей информации. Согласно №402-ФЗ от 06.12.2011 г. документы, записанные в электронном формате, включая средства воспроизведения электронных носителей и проверки правильности цифровых подписей, запрещено уничтожать в течение пяти лет.

Где хранить бухгалтерские документы

В п. 3 ст.29 № 401-ФЗ определено, что экономический субъект обязан обеспечить безопасное хранение бухгалтерских документов, не допустить проведение изменений в них. В соответствии с п. 2 ст.13 №125-ФЗ, организации и индивидуальные предприниматели имеют право организовывать архивохранилища. Следует знать, что к организации архивохранилищ предъявляются жёсткие требования, вот некоторые из них:

1. Выделение комплекса помещений (капитальные стены, зарешеченные окна, железные двери, запасной выход в каждом), состоящего из изолированной рабочей комнаты для сотрудников, самого архивохранилища, зала для исследователей.
2. Обеспечение соответствующих режимов – санитарных (постоянно поддерживать в заданных пределах температуру и влажность воздуха, соблюдать нормы освещённости, контролировать содержание вредных газов в воздухе), противопожарных (все помещения должны быть полностью оборудованы средствами защиты).
3. Оборудование архивохранилища стеллажами, сейфами и т.д.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» избавляет организации от подобных хлопот, связанных с созданием и содержанием архивохранилищ.

Что мы предлагаем

Сотрудничать с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» удобно, ведь офисы компании расположены в разных местах РФ. Наша компания предлагает широкий спектр услуг, связанных с архивным хранением:

• надёжное и безопасное хранение вашего архива;
• помощь при архивировании, определении точных сроков хранения, выделении дел на уничтожение;
• сканирование бумажных носителей, создание электронного архива;
• переплётные работы, восстановление ветхих бумаг.

Кроме этого, ГК «ТЭЛОС АРХИВ» организует курсы с целью повышения квалификации архивных сотрудников.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Сотрудничество с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует ответственное хранение бухгалтерских документов в соответствии с утверждёнными нормативами и наработанным за несколько десятилетий опытом. При этом вы получаете:

• абсолютно надёжное хранение электронных или бумажных носителей в специализированном архивохранилище;
• по запросу клиента, бухгалтерские документы или копии доставят в течение 4-х часов;
• более рациональное использование освободившегося помещения;
• отсутствие затрат на создание индивидуального архивного помещения, и его укомплектование.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» всегда выполняет взятые на себя обязательства.

ЗАКАЗАТЬ УСЛУГУ

ВОПРОС-ОТВЕТ:

Кто может сдать вам документы на хранение?

Документы на хранение в нашу компанию могут сдать все компании и организации независимо от формы собственности, в том числе и физические лица. Основанием для начала работ служит заявка от клиента и заключение договора.

Сколько лет должны храниться дела по закону?

Документы делятся на 3 основные категории:

1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет)сроком хранения, а также дела по личному составу. Хранятся от 10 до 75 лет.
2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет. Срок хранения до 10 лет.
3. Документы постоянного срока хранения. Срок хранения – бессрочно, т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации, руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ.

Основанием для определения срока хранения документов является проведение экспертизы ценности документов, в результате которой по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Для чего нужна архивная обработка?

Архивная обработка документов в первую очередь необходима для правильного учета и использования документов. Архивный фонд каждой организации — это совокупность документов постоянного и временного срока хранения. Каждая категория документов имеет свое назначение в жизни компании и порой даже для истории страны. Поэтому архивная обработка документов должна производится профессионалами, с соблюдением всех норм и правил архивного делопроизводства. Качественно проведенная архивная обработка поможет избежать лишних проблем , при проверках, переезде компании, при выдачи справок, сократит площади занимаемые архивом и др. Архивная обработка обычно включает в себя 3 основные этапа:

• Проведение экспертизы ценности документов;
• Систематизация документов и формирование дел;
• Определение сроков хранения.

Каждый этап включает в себя несколько подэтапов, поэтому этот вид работ достаточно сложен, строго регламентирован законодательством и лучше когда выполнен опытными специалистами.

Все вопросы-ответы