Вопрос-ответ

Документы на хранение в нашу компанию могут сдать все компании и организации независимо от формы собственности, в том числе и физические лица. Основанием для начала работ служит заявка от клиента и заключение договора.

Обычно, наша компания принимает документы на хранение от 1 года.

Существует 4 варианта получения документов:

1. Вы можете заказать документы через Вашего личного менеджера.
2. Вам необходимо направить заявку по электронной почте.
3. Вы можете заказать документы через личный кабинет, на нашем сайте.
4. Вы можете поработать с документами в нашей аудит-комнате.

Наше архивохранилище класса А+ расположено в пределах Москвы. Данное расположение обеспечивает максимальную скорость реакции и исключает срыв выполнения заказов Клиента.

• Принципиальной позицией является наличие собственного автопарка и штатных сотрудников логистической службы, для обеспечения защищенного и качественного сервиса по транспортировке и доставке документов Клиента.
• Архивохранилище оснащено системами предотвращения пожара, противопожарной защитой и газовой системой пожаротушения.
• Архивохранилище оборудовано круглосуточной системой видеонаблюдения и охраной.
• Наша компания имеет в своем арсенале опыт оказания услуг уже более 20 лет.
• За каждым Клиентом закреплен индивидуальный менеджер.
• Мы можем оказывать услуги в круглосуточном режиме.
• В штате компании работают профессиональные архивисты, имеющие специальное образование и большой практический опыт.

В данном случае есть несколько вариантов действий:

1. Вы можете заказать документы через Вашего личного менеджера.
2. Вам необходимо направить заявку по электронной почте.
3. Вы можете заказать документы через личный кабинет, на нашем сайте.
4. В случае если необходима справка социально правового характера, то мы можем подготовить и заверить ее самостоятельно, если это предусмотрено договором.
5. Вы можете поработать с документами в нашей аудит-комнате.

Для обеспечения мер безопасности и сохранности документов необходимо соблюдать ряд требований, а именно:

1. Архив должен быть размещен в специально построенном или оборудованном для хранения документов здании или помещении.
2. Если специального помещения нет, то для архива выделяют приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в таких помещениях производят в установленном порядке после экспертизы. Экспертизой устанавливается пригодность помещения (техническая укрепленность, долговечность, прочность конструкции, огнестойкость), состояние, наличие вентиляции и отопления. Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
3. Хранение архива не допускается в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях здания, в которых расположены службы общественного питания, пищевые склады и организации, хранящие агрессивные и пожароопасные вещества или применяющие опасные химические технологии.
4. Помещения основного назначения архива:
   • хранилище для хранения документов;
   • помещение для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
   • помещение для использования документов;
   • рабочие комнаты сотрудников архива.

   Допускается многофукциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

5. Хранилища должны быть размещены в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны соответствовать нормам пожарной безопасности, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть магистральных трубопроводов, как водонесущих, так и газовых. В случае хранения документов в помещении без окон необходимо наличие естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3 кратный воздухообмен в час.
6. Электропроводка должна быть скрытой, розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должны быть с резиновой изоляцией шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны быть расположены вне помещений хранилищ.
7. Отделка хранилищ должна проводится с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах для пожаротушения применятся нейтральные, безопасные для документов вещества.
8. В хранилищах запрещается применять огонь, нагревательные приборы, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

Архивная обработка документов в первую очередь необходима для правильного учета и использования документов. Архивный фонд каждой организации — это совокупность документов постоянного и временного срока хранения. Каждая категория документов имеет свое назначение в жизни компании и порой даже для истории страны. Поэтому архивная обработка документов должна производится профессионалами, с соблюдением всех норм и правил архивного делопроизводства. Качественно проведенная архивная обработка поможет избежать лишних проблем , при проверках, переезде компании, при выдачи справок, сократит площади занимаемые архивом и др. Архивная обработка обычно включает в себя 3 основные этапа:

• Проведение экспертизы ценности документов;
• Систематизация документов и формирование дел;
• Определение сроков хранения.

Каждый этап включает в себя несколько подэтапов, поэтому этот вид работ достаточно сложен, строго регламентирован законодательством и лучше когда выполнен опытными специалистами.

Документы делятся на 3 основные категории:

1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет)сроком хранения, а также дела по личному составу. Хранятся от 10 до 75 лет.
2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет. Срок хранения до 10 лет.
3. Документы постоянного срока хранения. Срок хранения – бессрочно, т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации, руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ.

Основанием для определения срока хранения документов является проведение экспертизы ценности документов, в результате которой по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По итогу проведения экспертизы ценности документов оформляется акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Далее необходимо произвести утилизацию документов таким образом, чтобы не было возможности восстановить данные.