Первая компания в Pоссии на рынке архивных услуг с 1997 года
заказать обратный звонок
8(800)500-44-84
бесплатный звонок по Pоссии


Электронное хранение документов

Применение электронного хранения документов
актуально для организаций со значительным документооборотом. Правила организации бумажных и электронных архивов аналогичны. Но во втором варианте необходимо учитывать несколько важных моментов, связанных с технической стороной вопроса.

Где и как хранить документы в электронном виде

Хранение документов в электронном формате требует наличие развитой технической инфраструктуры, её последующее правильное обслуживание.

Существует следующие виды электронных архивов:

  1. Локальный архив. При больших объёмах возникают сложности при поиске конкретного документа, не обеспечивает должную безопасность архиву.
  2. Специальный архив, созданный на базе специализированных систем (СЭД, ЕСМ), позволяет решить всевозможные проблемы при создании архива.

Бумажный документ конвертируют в PDF/A-1, приемлемые носители:

  • оптические;
  • полупроводниковые;
  • магнитные диски.

Трудная задача – обеспечить читаемость информации, отправленной на долгосрочное хранение в течение всего срока. Носители устаревают, изнашиваются или теряют записанные данные.

ЭТАПЫ РАБОТ:
Заявка  

Заявка

1

Обсуждение деталей  

Обсуждение деталей

2

Расчет  

Расчет

3

Оплата  

Оплата

6

Выполнение работы  

Выполнение работы

5

Договор  

Договор

4

Организация электронного хранения документов

Дополнительно к основной законодательно-правовой базе, используют:

  • ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
  • «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», изданных Росархивом в 2013г.

Организация электронного хранения документов включает этапы:

  1. Изучение состояния документов, их количество, взаимосвязь. Определение структурных подразделений, пользующихся архивом, уровень знаний сотрудников. Интеграция ПО с другими системами.
  2. Установка и наладка системы (для этого в наличии необходимо иметь промышленные сканеры, серверы и другое высокотехнологичное оборудование).
  3. Создание системы:
    • сканирование бумажных носителей с проверкой качества цифрового изображения;
    • ввод данных;

Организовать электронное хранение документов без специальных знаний достаточно сложно, поэтому целесообразно воспользоваться услугами ГК «ТЭЛОС АРХИВ», выполняющей данные работы на высоком уровне.

Что мы предлагаем

Клиентам, выбравшим такой способ хранения документов и заказавшим его организацию в ГК «ТЭЛОС АРХИВ», предлагается:

  • сканирование бумаг разных форматов, в том числе ветхих, с высоким качеством и с сохранением всех цветов;
  • присвоение индексов электронным форматам, введение данных, создание удобной поисковой системы, позволяющей быстро находить нужный файл;
  • разработка ПО, совместимого с СУБД, СЭД, ECM, ERP системами, облачными решениями.

Собственные разработки «TELOS – DIGITAL», позволяют наладить взаимосвязанную работу бумажных и электронных архивов.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

После подписания договора на электронное хранение с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» у клиента отпадает необходимость приобретать дорогостоящее оборудование, содержать помещения для электронных носителей, тратить средства на реставрацию ветхих документов и оплачивать дополнительное обучение сотрудников.

Со своей стороны, ГК «ТЭЛОС АРХИВ» дает гарантию, что грамотные специалисты выполнят взятые обязательства в установленном порядке, за минимальные сроки.

НАШИ КЛИЕНТЫ
РОЛЬФ
Raddison
Bourjois
TOSHIBA
LOREAL
Федеральная сетевая компания
Плехановский Университет
ФНС
Вооруженные силы РФ
Федеральная антимонопольная служба
МВД
Федеральное казначейство
Газпром
Сбербанк
ВТБ
РЖД
Роснефть
Москва
Русагро
АэроМар
НАШИ ПАРТНЕРЫ
ОТЗЫВЫ:

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики.
Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Смотреть все

КОНТАКТЫ:

ТЕЛЕФОН/ФАКС: 8 (800) 500-44-84 - Звонок бесплатный

E-MAIL: info@telos-archive.ru

Адрес центрального офиса:

Офис продаж - г. Москва, ул. Земляной Вал, д. 68/18, стр. 5

124460, г. Москва, г. Зеленоград, Проезд № 4801, д.7, стр.3

Регионы:

192102, г. Санкт-Петербург, ул. Салова д.35

394019, г. Воронеж, ул. 9 Января д.168

394019, г. Самара, ул. Революционная, д.70

620102, г. Екатеринбург, ул. Ясная, д.31

630007, г. Новосибирск, ул. Коммунистическая, д.35, корп.2

690012, г. Владивосток, ул. Очаковская, д.5

Заказать обратный звонок

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения

Заказать услугу

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

E-MAIL:

ТЕКСТ СООБЩЕНИЯ:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения