Хранение электронных документов

Где и как хранить документы в электронном виде

Хранение электронных документов требует наличие развитой технической инфраструктуры, её последующее правильное обслуживание.

Существует следующие виды электронных архивов:

1. Локальный архив. При больших объёмах возникают сложности при поиске конкретного документа, не обеспечивает должную безопасность архиву.
2. Специальный архив, созданный на базе специализированных систем (СЭД, ЕСМ), позволяет решить всевозможные проблемы при создании архива.

Бумажный документ конвертируют в PDF/A-1, приемлемые носители:

• оптические;
• полупроводниковые;
• магнитные диски.

Трудная задача – обеспечить читаемость информации, отправленной на долгосрочное хранение в течение всего срока. Носители устаревают, изнашиваются или теряют записанные данные.

ЭТАПЫ РАБОТ:

  

Заявка

1

  

Обсуждение деталей

2

  

Расчет

3

  

Оплата

6

  

Выполнение работы

5

  

Договор

4

Организация электронного хранения документов

Дополнительно к основной законодательно-правовой базе, используют:

• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
• «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», изданных Росархивом в 2013г.

Организация электронного хранения документов включает этапы:

1. Изучение состояния документов, их количество, взаимосвязь. Определение структурных подразделений, пользующихся архивом, уровень знаний сотрудников. Интеграция ПО с другими системами.
2. Установка и наладка системы (для этого в наличии необходимо иметь промышленные сканеры, серверы и другое высокотехнологичное оборудование).
3. Создание системы:
   • сканирование бумажных носителей с проверкой качества цифрового изображения;
   • ввод данных;

Организовать электронное хранение документов без специальных знаний достаточно сложно, поэтому целесообразно воспользоваться услугами ГК «ТЭЛОС АРХИВ», выполняющей данные работы на высоком уровне.

Что мы предлагаем

Клиентам, выбравшим такой способ хранения документов и заказавшим его организацию в ГК «ТЭЛОС АРХИВ», предлагается:

• сканирование бумаг разных форматов, в том числе ветхих, с высоким качеством и с сохранением всех цветов;
• присвоение индексов электронным форматам, введение данных, создание удобной поисковой системы, позволяющей быстро находить нужный файл;
• разработка ПО, совместимого с СУБД, СЭД, ECM, ERP системами, облачными решениями.

Собственные разработки «TELOS – DIGITAL», позволяют наладить взаимосвязанную работу бумажных и электронных архивов.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

После подписания договора на электронное хранение с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» у клиента отпадает необходимость приобретать дорогостоящее оборудование, содержать помещения для электронных носителей, тратить средства на реставрацию ветхих документов и оплачивать дополнительное обучение сотрудников.

Со своей стороны, ГК «ТЭЛОС АРХИВ» дает гарантию, что грамотные специалисты выполнят взятые обязательства в установленном порядке, за минимальные сроки.