Первая компания в Pоссии на рынке архивных услуг с 1997 года
8(800)500-44-84
бесплатный звонок по Pоссии


Вопрос-ответ

Кто может сдать вам документы на хранение?
Документы на хранение в нашу компанию могут сдать все компании и организации независимо от формы собственности, в том числе и физические лица. Основанием для начала работ служит заявка от клиента и заключение договора.
Сколько лет могут храниться у вас документы?
Документы в нашей компании могут храниться от года. Окончательный срок хранения документов будет зависеть от пожелания клиента.
Если отдать вам документы на хранения, а придет проверка, как их можно получить?
Документы заказать очень просто. От вас потребуется только направить на наш электронный адрес заявку по согласованной форме.
Чем отличается ваше хранилище и сервис от других?

Наше архивохранилище класса А+ расположено в пределах Москвы. Данное расположение обеспечивает максимальную скорость реакции и исключает срыв выполнения заказов Клиента.

  • Принципиальной позицией является наличие собственного автопарка и штатных сотрудников логистической службы, для обеспечения защищенного и качественного сервиса по транспортировке и доставке документов Клиента.
  • Архивохранилище оснащено системами предотвращения пожара, противопожарной защитой и газовой системой пожаротушения.
  • Архивохранилище оборудовано круглосуточной системой видеонаблюдения и охраной.
  • Наша компания имеет в своем арсенале опыт оказания услуг уже более 20 лет.
  • За каждым Клиентом закреплен индивидуальный менеджер.
  • Мы можем оказывать услуги в круглосуточном режиме.
  • В штате компании работают профессиональные архивисты, имеющие специальное образование и большой практический опыт.
Если документы запросит пенсионный фонд, а они хранятся у вас, что делать?

В данном случае есть два варианта:

  1. От вас потребуется только направить на наш адрес заявку по согласованной форме.
  2. В случае если необходима справка социально-правового характера, то мы можем подготовить и заверить ее самостоятельно, если это предусмотрено договором.
Можно ли хранить документы в обычном шкафу в офисе, и какие нормы должны быть соблюдены, чтобы нам не делали замечаний?

Для обеспечения мер безопасности и сохранности документов необходимо соблюдать ряд требований, а именно:

  1. Архив должен быть размещен в специально построенном или оборудованном для хранения документов зданиях или помещениях.
  2. Если специального помещения нет, то для архива выделяют приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в таких помещениях производят в установленном порядке после экспертизы. Экспертизой устанавливается пригодность помещения (техническая укрепленность, долговечность, прочность конструкции, огнестойкость), состояние, наличие вентиляции и отопления.

    Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

  3. Хранение архива не допускается в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях здания, в которых расположены службы общественного питания, пищевые склады и организации, хранящие агрессивные и пожароопасные вещества или применяющие опасные химические технологии.
  4. Помещения основного назначения архива:

    • хранилище для хранения документов;
    • помещение для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
    • помещение для использования документов;
    • рабочие комнаты сотрудников архива.

    Допускается многофукциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

  5. Хранилища должны быть размещены в изолированных помещениях.

    Помещения хранилищ должны соответствовать нормам пожарной безопасности, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть магистральных трубопроводов, как водонесущих, так и газовых.

    В случае хранения документов в помещении без окон необходимо наличие естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3 кратный воздухообмен в час.

  6. Электропроводка должна быть скрытой, розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должны быть с резиновой изоляцией шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны быть расположены вне помещений хранилищ.
  7. Отделка хранилищ должна проводится с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах для пожаротушения применятся нейтральные, безопасные для документов вещества.
  8. В хранилищах запрещается применять огонь, нагревательные приборы, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
Для чего нужна архивная обработка?
Архивная обработка документов в первую очередь необходима для правильного учета и использования документов. Архивный фонд каждой организации- это совокупность документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (менее 10 лет) срока хранения. Каждая категория документов имеет свое назначение в жизни компании и порой даже для истории страны. Поэтому архивная обработка документов должна производится профессионалами с соблюдением всех норм и правил архивного делопроизводства.
Сколько лет должны храниться дела по закону?

Документы делятся на 3 основные категории:

  1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу.
  2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет.
  3. Документы постоянного срока хранения.

Основанием для определения срока хранения документов является проведение экспертизы ценности документов, в результате которой по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Что делать если нужно уничтожить документы?
По итогу проведения экспертизы ценности документов оформляется акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Далее необходимо произвести утилизацию документов таким образом, чтобы не было возможности восстановить данные.

Заказать обратный звонок

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения

Заказать услугу

ВАШЕ ИМЯ:

ТЕЛЕФОН:

E-MAIL:

ТЕКСТ СООБЩЕНИЯ:

Отправляя данные я принимаю условия пользовательского соглашения