Как выбрать подрядчика для архивного хранения документов: краткое руководство

30 Янв, 2026 Экспертиза

Передача документов на внешнее хранение – ответственное решение, от которого зависит сохранность корпоративной информации и соблюдение требований законодательства. По данным исследования «Архивное дело в России 2023», более 60% компаний сталкивались с проблемами при работе с архивными подрядчиками из-за неправильного выбора исполнителя. Рассмотрим ключевые критерии отбора надежного партнера.

Правовые аспекты и лицензирование

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», деятельность по хранению архивных документов не подлежит обязательному лицензированию. Однако это не означает отсутствие требований к подрядчику.

Что проверить:

Наличие юридического лица (ООО, АО) с соответствующим ОКВЭД (52.10 «Складское хозяйство и хранение»);
Опыт работы на рынке (минимум 3-5 лет);
Отзывы клиентов и репутацию (проверьте на специализированных площадках и в судебной практике);
Членство в профессиональных ассоциациях и союзах.

Технические условия хранения

Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 устанавливает строгие требования к условиям хранения документов. Несоблюдение этих норм может привести к порче документов и штрафам до 300 000 рублей по ст. 13.25 КоАП РФ.

Обязательные параметры:

Температурный режим: +17…+19°C (допустимо +14…+20°C);
Относительная влажность: 50-55% (допустимо 45-60%);
Освещенность: не более 50 люкс;
Системы пожаротушения (предпочтительно газовые);
Охранная сигнализация и видеонаблюдение.

Запросите у подрядчика возможность осмотра помещений или видеопрезентацию архивохранилища. Серьезные компании не скрывают условий хранения.

Инфраструктура и оснащение

Современный архив – это не просто склад с полками. Обратите внимание на стеллажное оборудование: металлические стационарные или передвижные стеллажи, соответствующие ГОСТ 28602-2018, деревянные конструкции недопустимы.

Наличие автоматизированной системы управления архивом (АСУА) с возможностью отслеживания местонахождения каждого дела. Штрих-кодирование и RFID-метки также существенно ускоряют поиск.

Техническое оснащение и оборудование для оцифровки (если планируете создание электронных копий), ламинаторы, брошюраторы и т.п. для восстановления поврежденных документов.

Договорные условия и ответственность

Ваш договор на архивное хранение должен содержать все необходимые положения и предмет договора, а также подробное описание условий основной и дополнительной услуги. А также информацию о материальной ответственности и наличие страхования у подрядчика, возможность соблюдать необходимую вам степень конфиденциальности, в заключение порядок расторжения договора и возврат документов при прекращении сотрудничества.

Ценообразование и скрытые расходы

Стоимость хранения в Москве варьируется от 15 до 50 рублей за короб в месяц в зависимости от объема и условий. Однако итоговая цена складывается из стоимости нескольких составляющих:

прием и размещение документов (разовый взнос);
ежемесячные платежи за хранение;
выдача документов по запросу;
оплата транспортных услуг;
дополнительные работы (оцифровка, переплет, реставрация и т.п.).

Остерегайтесь демпинговых предложений. Цена ниже 10 рублей за архивный короб часто означает несоблюдение нормативных требований или наличие скрытых платежей.

Специфика хранения документов по личному составу

Если передаете кадровые документы, убедитесь, что подрядчик:

понимает особенности работы с персональными данными (152-ФЗ);
обеспечивает ограниченный доступ к документам;
имеет опыт работы с документами длительного хранения (50-75 лет);
предоставляет услуги по подготовке архивных справок для Пенсионного фонда.

Цифровизация и электронный архив

Современные подрядчики предлагают комплексные решения, включающие оцифровку бумажных документов. При выборе такой услуги проверьте:

форматы сканирования (рекомендуется PDF/A для долгосрочного хранения);
разрешение (минимум 300 dpi для текстовых документов);
наличие системы электронного документооборота (СЭД) с возможностью интеграции с вашими учетными системами;
резервное копирование электронных архивов и аварийное восстановление данных.

Чек-лист выбора подрядчика

Перед подписанием договора убедитесь:

Осмотрели помещение архива или получили детальную видеопрезентацию;
Проверили отзывы и запросили контакты действующих клиентов;
Изучили типовой договор и заранее прояснили все спорные моменты;
Получили коммерческое предложение с детализацией всех расходов;
Убедились в наличии страхования ответственности;
Проверили возможность оперативного доступа к документам;
Уточнили процедуру возврата документов при расторжении договора.

Заключение

Выбор подрядчика для архивного хранения – это баланс между стоимостью услуг, надежностью исполнителя и удобством работы. Не стоит экономить на сохранности документов, особенно если речь идет о кадровом архиве или документах постоянного хранения. Потратьте время при выборе – это избавит от проблем в будущем и обеспечит соблюдение требований законодательства.

Рекомендуется начать с пилотного проекта: передайте на хранение небольшую партию документов и оцените качество работы подрядчика в течение 3-6 месяцев перед масштабированием сотрудничества.