Техническая документация, организация хранения и не только…

Техническая документация является ключевой ценностью любого предприятия, работающего в производственной, строительной или технологической сфере. В статье не только о том, как соблюдать закон, но и о том, что правильная организация хранения напрямую влияет на эффективность выполнения текущих задач и бизнес-процессов компании.

Классификация и систематизация

Созданная в процессе жизнедеятельности компании различная документация научно-технических и производственных отделов предприятий для начала требует создания четкой системы классификации. Техническую документацию следует разделять по категориям:

• проектная;
• конструкторская;
• технологическая;
• эксплуатационная;
• ремонтная.

Внутри каждой категории документы группируются по объектам, системам или изделиям. Важно присвоить каждому документу уникальный идентификационный номер, который облегчит его поиск и учет.

Требования к условиям хранения

• Бумажные носители требуют особых условий: температура воздуха должна поддерживаться в диапазоне 17-19°C, влажность – 50-55%.
• Помещения для хранения должны быть оборудованы системами пожаротушения, защищены от прямых солнечных лучей и иметь достаточную вентиляцию.
• Металлические шкафы и стеллажи предпочтительнее других, так как обеспечивают лучшую защиту от возгорания.

Длительность хранения

В зависимости от специфики отрасли, вида документа и его значения, сроки хранения могут отличаться:

• проектная документация на здания и сооружения имеет постоянный срок хранения;
• конструкторская документация на серийные изделия:минимум 20 лет после снятия изделия с производства;
• технологическая документация:минимум 5 лет.

К слову сказать, преимущественно весь перечень технической, проектной, конструкторской документации хранится более 10, а чаще 15 и 20 лет. Лишь некоторые чертежи и пояснительные записки могут уничтожаться по истечении 5 лет, и то если изделия сняты с производства.

Тем не менее важно вести учет сроков и своевременно проводить экспертизу ценности документов. За соблюдение сроков хранения отвечает непосредственный руководитель организации. Крупные компании могут позволить специальные штатные единицы и лицо, ответственное за архивное хранение. Согласно статье 15.11 КоАП РФ нарушение сроков хранения влечет за собой штрафные санкции от 5 до 10 тысяч рублей, а уничтожение документов раньше срока может обернуться административной ответственностью.

Иногда объем хранимой документации настолько велик, что компании задаются вопросам, можно ли уничтожать техническую документацию раньше срока, если необходимости в ней нет? И все-таки ответ: нет! Законодательством не предусмотрено досрочное уничтожение технической документации, все описанные сроки хранения в «Правилах работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий» должны соблюдаться. Документы могут быть уничтожены только если произошло кардинальное изменение законодательства, норм и действующих стандартов.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо совершить последовательность действий согласно правилам.

Чтобы воспользоваться услугами сторонней организации по уничтожению документов, компания должна сначала создатьэкспертную комиссию. Эта комиссия проведет экспертизу, составитакт уничтоженияс перечислением документов по датам, названиям и обоснованием их списания, а затем на основании акта передаст документы на уничтожение третьей стороне. Это необходимый шаг для законного и корректного уничтожения документов, имеющих истекшие сроки хранения.

Документы с секретными сведениями требуют дополнительных мер, но в целом процедура уничтожения аналогичная.

В качестве заключительного этапа необходимо получить от компании-утилизатора акт об уничтожении документов, который подтвердит факт утилизации. В документе должна быть указана информация о способе уничтожения, дате проведения работ и ответственных лицах. При необходимости можно запросить видеоматериалы, подтверждающие утилизацию.

Специализированные виды хранения

В современных реалиях компании очень часто выбирают возможность передачи хранения технической документации на аутосорс. Как правило, специализирующиеся на таких услугах компании могут обеспечить более высокий уровень архивного хранения документов, могут предложить дополнительные услуги и их цены доступныи малому и среднему бизнесу.

В целом хранение на аутсорсе выходит экономичнее, чем в собственной организации, архивные и складские операторыпредставлены практически по всей России. Но какую бы компанию вы не выбрали, важно помнить, что ответственность за соблюдение длительности хранения и фактическую сохранность документации будет на организации заказчика и владельца документов. Поэтому договорные отношения должны четко оговаривать условия хранения, варианты доступа и возврата документов, возможности уничтожения, оцифровки и т.п.

Особые случаи

На протяжении последних лет в России реализуются сложные технологические объекты, когда используется проектный опыт иностранных компаний, соответственно технический документооборот тоже претерпевает изменения, а вместе с ним и системы управления и хранения этих данных.

Однако, есть и компании деловой век которых закончился. В таких случаях при реорганизации компании техническая документация передается компании правопреемнику. И обязательства по хранению технической документации тоже переходят к нему.

Если происходит ликвидация юридического лица все документы, требующие хранения передаются в муниципальные, государственные архивы. При наличии документации с истекшими сроками хранения она может быть уничтожена согласно правилам.

В любом случае грамотный подход к хранению технической документации – это инвестиция в безопасность и устойчивость бизнеса.