Первая компания в Pоссии на рынке архивных услуг с 1997 года
Интервью с Алексеем Рыковым о перемещении фондов Российского государственного архива новейшей истории
А.В. Рыков.
Перемещение фондов Российского государственного архива новейшей истории
Опубликовано в журнале «Отечественные архивы» № 3 (2017)
В сентябре 2016 г. начались работы по перемещению фондов федерального казенного учреждения «Российский государственный архив новейшей истории» (РГАНИ) в новое здание на Софийской набережной. О ходе, графике и специфике работ рассказывает управляющий партнер группы компаний «ТЭЛОС АРХИВ», член Общественного совета при Федеральном архивном агентстве Алексей Витальевич Рыков.
«ТЭЛОС АРХИВ» – первая в России частная архивная компания – успешно ведет многопрофильную деятельность с 1997 г. Одним из ее направлений является перемещение крупных массивов архивных документов. В последние годы нами были реализованы проекты по перемещению фондов Российского государственного архива экономики, Российского государственного военно-исторического архива в Москве, а также Центрального государственного архива и Центрального государственного архива научно-технической документации в Санкт-Петербурге. В общей сложности это десятки миллионов архивных дел.
Проект по перемещению РГАНИ одновременно и очень интересный, и очень непростой. Это одно из крупнейших хранилищ партийных документов по истории XX в., где собраны важнейшие источники о последних десятилетиях существования советского государства. Ведь именно ЦК КПСС, его Секретариат, отделы, сектора и другие структурные подразделения решали все вопросы жизнедеятельности СССР. Здесь же сосредоточены фонды руководителей КПСС и государства: Ю.В. Андропова, Л.И. Брежнева, М.С. Горбачева, Н.С. Хрущева, К.У. Черненко и др., а также личные дела членов и кандидатов в члены Политбюро, в том числе К.Е. Ворошилова, А.Н. Косыгина, Г.М. Маленкова, А.И. Микояна, В.М. Молотова, И.В. Сталина. Значительная часть документов находится на секретном хранении.
До переезда РГАНИ занимал комплекс зданий Администрации Президента Российской Федерации, охраняемый Федеральной службой охраны Российской Федерации и Федеральной службой безопасности Российской Федерации, по адресу ул. Ильинка, 12. Новое здание, где теперь располагается РГАНИ, находится на противоположном берегу Москвы-реки, напротив Кремля. Там же разместилось Федеральное архивное агентство.
Следует отметить, что самим архивистам, готовясь к переезду, пришлось много потрудиться. Архивные дела со времен ЦК КПСС хранились в металлических контейнерах, а конструкция здания на Софийской набережной не позволяла сохранить эту традицию. Поэтому сотрудники РГАНИ переложили архивные дела в коробки из бескислотного картона, оформили их по всем правилам и составили топографические указатели с тем, чтобы «ТЭЛОС АРХИВ» разместил документы на новом месте в должном порядке. На этом этапе работал весь коллектив РГАНИ, но, конечно, наиболее весомый вклад внесли те, кто ведает обеспечением сохранности фондов.
Перемещение осуществлялось по принципу «от полки до полки». Помимо документов архива (а это свыше 1 млн ед. хр.), перевозились музейные предметы, научно-справочный аппарат, а также картотеки (примерно 20 тыс. ящиков), в которых находятся 25–26 млн отчетных карточек коммунистов на партбилеты образца 1973 г. Естественно, что обеспечить качественный контроль за перемещением всего документального наследия было бы невозможно без применения самых современных технологий.
Каждая единица учета (связка, коробка, книга, кино- и фонодокумент, ячейка картотеки) помечалась индивидуальным штрих-кодом. Затем в специально разработанную информационную БД вносились все их метаданные (номера фонда, описи, дел с заголовками, топография в старом и новом помещениях). Все стеллажи были отмаркированы временными штрих-код номерами для внесения в БД топографических координат. Регистрация (сканирование) всех штрих-кодов обеспечила полное наполнение информационной базы.
Главное преимущество данной технологии заключается в том, что ответственный сотрудник, т.е. диспетчер проекта перемещения, знает, где в данный момент находится та или иная единица учета. Любое действие с ней в обязательном порядке сопровождается сканированием штрих-кода. Это позволяет посекундно регистрировать всю технологическую цепочку: снятие с полки, упаковка в транспортную тару, перемещение до лифта, загрузка в автомашину, транспортировка, выгрузка из машины, перемещение в хранилище, постановка на полку. Таким образом, пока объект перемещается с прежнего до нового местонахождения, его штрих-код как минимум восемь раз обязательно сканируется (регистрируется). В случае, если ответственный сотрудник обнаружит нарушение процесса (конкретная единица отсутствовала на предыдущем этапе), работа немедленно останавливается и проводится пересканирование (перерегистрация) всех штрих-кодов для полной контрольной сверки.
Особое внимание уделялось безопасности перевозки секретных документов. Обязательными условиями являлись наличие соответствующей лицензии; перемещение всех секретных единиц в опломбированной транспортной таре; опломбирование кузовов автомашин. Все они были выполнены.
Все осуществлявшие транспортировку автомобили оснащены GPS-навигацией и системой видеонаблюдения. Каждый из них сопровождала вооруженная охрана, маршруты заранее согласовывались с ответственными сотрудниками архива. Всего для перевозки архивных документов потребовалось порядка трехсот поездок от прежнего места на ул. Ильинка до здания на Софийской набережной. Перевезли около 7,2 млн ед. хр., это почти 57 тыс. коробов документов, большую часть которых составили партийные билеты, в том числе В.И. Ленина, и картотека всех членов КПСС. Всего более трех тонн документов и музейных предметов.
В целом переезд прошел без происшествий и внештатных ситуаций благодаря согласованным действиям представителей архива и нашей компании. Учитывая значимость данного проекта, руководством РГАНИ и ГК «ТЭЛОС АРХИВ» было принято решение о подготовке видеофильма. В нем будут наглядно продемонстрированы вся технологическая цепочка и этапы перемещения архива.
Группа компаний «ТЭЛОС АРХИВ» является лидером по хранению, архивной обработке, уничтожению и сканированию документов на рынке России. Сегодня в ее высокотехнологичных архивохранилищах находится более 10 млн дел временного и постоянного хранения. Представители группы «ТЭЛОС АРХИВ» входят в состав Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, Общественного совета при Федеральном архивном агентстве, Международные ассоциации PRISM и ARMA International.