Архивное хранение документов

Преимущества архивного хранения документов в ГК «ТЭЛОС»

Ответственное хранение документов в архиве ГК «ТЭЛОС» производится в соответствии с Законодательством РФ, учитывая все пожелания клиентов и более чем 20-ти летний опыт работы в архивной отрасли. Преимущества сдачи документов в архив нашей организации заключаются в следующем:

• сотрудники постоянно проходят обучение и повышают квалификацию;
• хранение архива выполняется с учетом обязательных требований по обеспечению режимов сохранности документов;
• установлена газовая система пожаротушения;
• защиту обеспечивает круглосуточная охрана, установлены видеокамеры и система наблюдения;
• доступ на территорию архива предоставляется только авторизированным сотрудникам;
• автоматизированные системы размещения коробов позволяют найти документы и осуществить срочную доставку их владельцу в срок до 4 часов.

Специализация работы ГК «ТЭЛОС» не ограничивается учётом и хранением документов.

Для удобства наших клиентов мы также предоставляем архивные услуги в Москве и других регионах:

1. Сканирование бумажных носителей любых форматов, ветхих бумаг, индексацию, введение данных.
2. Интеграцию ПО с актуальными системами, облачные решения, разрабатываем ПО.
3. Услуги архивиста: заполнение описей, формирование дел.
4. Выделение и комплектацию носителей информации к уничтожению с составлением акта согласно нормативным правилам.
5. Качественные переплётные и реставрационные работы.

Услуги архивного хранения в ГК «ТЭЛОС» предоставляют высококвалифицированные специалисты компании. Этапы работы:

1. Заключение договора;
2. Формирование дел или коробов для передачи на архивное хранение;
3. Упаковка дел в архивные короба и маркировка штрих-кодом и RFID метками;
4. Доставка документов в архивохранилище;
5. Выгрузка документов в архивохранилище;
6. Обработка документов, внесение в базу данных;
7. Размещение на стеллажах;
8. Работа с хранящимися документами по запросу.

Собственная служба доставки обеспечит получение документов в течении 4-х часов после запроса. По желанию заказчика мы обеспечим доступ авторизованных лиц к необходимой документации через личный кабинет на сайте ГК «ТЭЛОС».

Сдача документов в архив

Сдача архива на хранение проводится с соблюдением утверждённых нормативных стандартов. Архивирование документов может быть выполнено как силами самой организации, так и с помощью высококлассных специалистов нашей компании.

ГК «ТЭЛОС» гарантирует быстрое и качественное проведение архивных работ с выездом на объект. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и многолетним опытом по подготовке подлинников или копий документов для сдачи в архив.

Услуги учёта и хранения документов в архиве

Архивация документов в ГК «ТЭЛОС» является правильным не только с точки зрения надёжности, но и с точки зрения экономии. Хранение архивов производится в специальных коробах разных форматов с прикреплённым идентификационным номером, обеспечивающим оперативный поиск запрашиваемых документов в самые короткие сроки. Цена услуги на аутсорсинге всегда ниже. При хранении архивов своими силами появляются расходы на помещение, персонал, противопожарную систему, также необходимо выполнять действующие требования законодательства РФ в области хранения документации. Это приводит к ежемесячному росту расходов организации на содержание собственного архивохранилища.

Архивохранилища класса А++ ГК «ТЭЛОС» расположены в Москве и других крупных промышленных городах России, поэтому можно быстро осуществить доставку документации клиенту или поработать с документами в специально-оборудованной аудит-комнате на территории архивохранилища.

Помещения для хранения архива ГК «ТЭЛОС» оснащены в соответствии с требованиями к данному виду хранилищ:

• Установлена газовая система пожаротушения.
• Поддерживается необходимый для сохранности документов температурно-влажностный режим.
• Защиту обеспечивает круглосуточная охрана, установлены видеокамеры и система наблюдения.
• На территорию архива для документов могут проходить только авторизированные сотрудники.

Что получают клиенты ГК «ТЭЛОС»

Доверив ответственное хранение Ваших документов ГК «ТЭЛОС», Вы получаете:

• Экономию денежных средств — внеофисное хранение документов избавляет Вас от необходимости оплачивать аренду помещения, инженерные системы, коммунальные платежи и другие обязательные статьи расходов на содержание собственного хранилища;
• Безопасность — Ваши документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах Класса А++, доступ к ним возможен только авторизированным лицам, документы не могут пропасть, а благодаря специальным условиям в хранилище, срок эксплуатации бумажных носителей информации продлен на много лет;
• Быстрый доступ к информации – благодаря специальным возможностям личного кабинета на сайте или срочной доставки документации, Вы получаете быстрый доступ к необходимым документам;
• Увеличение КПД сотрудников – благодаря аутсорсингу хранения архива, Вы освобождаете своих сотрудников от непрофильных функций в компании. Подготовкой документов к сдаче в архив и их учетом занимаются квалифицированные сотрудники ГК «ТЭЛОС»;
• Контроль всех манипуляциях с документами – Вы получаете протоколирование всех действий с документами в архиве;
• Освобождение дополнительного пространства после сдачи документов в архив для профильного функционирования компании — в Вашем офисе находится минимум документов, что позволяет более выгодно использовать освобожденные квадратные метры помещений.